Total 211 Administration Assistant job vacancies in Kuala Lumpur

Shipping Responsibilities:

1. Coordinating and following up on incoming and outgoing shipments/deliveries with suppliers and forwarders.

2. Liaising with forwarders, shipping agents, customs, relevant government authorities, insurance agents, and other stakeholders to ensure smooth and timely delivery of shipments.

3. Proficiency in handling customs forms and other documentation related to shipping procedures and tariff codes.

4. Advising and providing solutions to the Manager on shipment-related issues, working closely with forwarders/agents, customs officers, and relevant government authorities (e.g., DOH).

5. Comparing freight charges and recommending the best options for approval.

6. Checking and confirming customs declaration forms.

7. Preparing and internally distributing packing lists and arrival notices to all relevant parties.

8. Computing on-cost for each shipment upon arrival.

9. Proper filing of shipment clearance records, purchasing and inventory records.

10. Ensure labelling compliance of importation and food regulation.

Purchasing & Inventory Responsibilities:

1. Maintaining and updating inventory information for all items in the inventory system.

2. Liaising with local and overseas suppliers for order placement.

3. Sourcing products and coordinating order replenishment.

4. Assisting in warehouse and inventory control.

Additional Responsibilities

• Performing other duties as required.

Job Requirement:

• Bachelor's degree in Supply Chain Management, Logistics, Procurement, or a related field.
• Minimum 4 years in similar role.
• Excellent communication and negotiation skills.
• Strong analytical and problem-solving skills.
• Ability to work effectively in a fast-paced and dynamic environment
• Regulatory Knowledge of international trade regulations, customs procedures, import/export compliance requirements and tariff codes
• Analytical, Efficient and Meticulous
• Proficient in Microsoft Office (Excel and Word)
• Knowledge of SQL is an advantage

Perks & Benefits

• Commission and bonus
• Allowance (travel stipends, transportation, etc.)
• Medical insurance
• Panel Clinic
• Staff Discount

工作目的

承擔銷售和採購協議行政相關工作的職能，並根據需要協助銷售計劃和活動的周末工作。

主要責任

• 追蹤並跟進銷售和採購協議 (SPA)，以確保及時簽署 SPA
• 就所需文件與買家、銀行家和律師進行協調和聯絡
• 準備並簽發正式收據和進度帳單
• 監控並確保買方或最終融資方及時付款
• 準備並向銀行家發出承諾書，並根據需要發送律師信件/電子郵件
• 維護採購商記錄和文件的適當且有組織的歸檔系統
• 根據需要協助銷售職責，包括銷售活動的週末職責
• 能夠用英語和普通話進行溝通（口語和書面）

津貼和福利

• 醫療保險

職責：

• 基本會計/簿記知識。
• 執行日常財務交易，包括驗證、分類和記錄帳戶資料。
• 保持良好的會計分錄記錄。
• 確保文件得到妥善組織、維護和及時填寫。

要求：

• 候選人必須至少擁有相關會計資格。
• 有經驗的候選人的優勢。
• 鼓勵應屆畢業生申請。
• 電腦知識。
• 能夠在最少的監督下獨立工作。
• 所需語言：英語、馬來語、華語。
• 能夠立即開始工作。

津貼和福利

• 佣金和獎金
• 津貼（旅費、交通費等）
• 附近的公共交通
• 中心位置
• 休閒著裝要求
• 免費小吃/歡樂時光
• 定期團隊活動
• 事假

Job Description:

• Directly report to the Section Head of the Contact Centre Department (CCD) on the overall operation of the Contact Centre.
• Review operation performance & provide new action/planning on a monthly & yearly basis.
• Ensure the operation complies with internal policy and guidelines as well as BNM requirements.
• Ensure staffs meet individual KRA and contribute to the department’s overall KRA.
• Manage, review, and take corrective action as per PDCA (Plan, Do, Check, Action) cycle with respect to the performance and operation of the Section.
• Develop and execute training modules for credit assessment and look into staff training and development.
• Recruit, train & supervise subordinates in multitasking operations & flexible working hours/days.
• Report on operation performance.
• Identify operation constraints & possible action plans.
• Career development for staff.
• Feedback/Complaint management.

Requirement: 

• Possess at least Bachelor's Degree or equivalent professional qualification.
• Minimum 5 years of direct experience in Contact Centre operation with at least 3 years experience in Management level exposure.
• Candidates from Financial Service/Banking sector background will be added advantage. 
• Leadership characteristics and excellent interpersonal skills.
• Fluent communication skills in English and Malay.
• Strong analytical skills and ability to work under pressure.
• Manage to work in a team environment.
• The successful candidate will be based at the Bangsar office.

Perks & Benefits

• Nearby public transport
• Central location
• Casual dress code
• Medical insurance
• Personal leave

Responsibilities:

• Abide by company policies, Departmental SOP, and WI.
• To ensure all results generated are Reliable and accurate.
• To ensure a safe and comfortable working environment.
• Perform diagnostic procedures assigned to the nurse department.
• Respond and assist the team during clinical emergencies ( medical and non-medical).
• Report directly to physicians any life-threatening abnormalities
• Provide health education to patients when needed.
• Handling all procedure requests by the clinical information system.
• Ensure all the equipment is well handled and maintained.
• Percepting and mentoring junior staff nurses.
• Participate in the health screening event arranged by the marketing team.
• Perform monthly nurse department stock checks.
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports.
• Ensure all the related documents are well recorded and filled. Develop and maintain a filing system.
• Update and maintain office policies and procedures.
• Maintain contact lists.
• Book travel arrangements.
• Submit and reconcile expense reports.
• Act as the point of contact for internal and external clients.
• Liaise with executive and senior marketing to handle requests and queries from managers.
• Attend internal and external training assigned by the management.

Requirements:

• Proven experience as an administrative assistant, virtual assistant, or office admin assistant.
• Knowledge of office management systems and procedures.
• Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines.
• Excel in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular).
• Good time management skills and the ability to prioritize work.
• Attention to detail and problem-solving skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Possess at least a Diploma in Business Administration or relevant field; additional qualification as a Clinic assistant.

Perks & Benefits

• Outpatient and Inpatient Medical Insurance Cover Employees and Family
• Annual Increment
• Performance Bonus
• Annual Leave
• Career Growth opportunities
• Office Hours (No Shift)
• Company Employee Engagement program (Annual Dinner/Company Trip)

運輸責任：

1. 與供應商和貨運代理協調和跟進進出貨物/交貨。

2. 與貨代、船務代理、海關、相關政府機構、保險代理人和其他利害關係人聯絡，確保貨物順利、及時交付。

3. 熟練處理海關表格以及與運輸程序和關稅代碼相關的其他文件。

4. 與貨運代理、海關官員和相關政府機構（例如衛生部）密切合作，就貨運相關問題向經理提供建議並提供解決方案。

5. 比較運費並推薦最佳方案以供核准。

6、核對、確認報關單。

7. 準備並向所有相關方內部分發裝箱單和到貨通知。

8. 計算每批貨物到達時的運費。

9.妥善歸檔裝運清關記錄、採購及庫存記錄。

10. 確保標籤符合進口和食品法規。

採購及庫存職責：

1、維護和更新庫存系統中所有商品的庫存資訊。

2. 與本地及海外供應商聯絡以下訂單。

3. 採購產品並協調訂單補貨。

4.協助倉庫及庫存控制。

額外的責任

• 根據需要履行其他職責。

職位需要：

• 供應鏈管理、物流、採購或相關領域的學士學位。
• 擔任類似職位至少 4 年。
• 優秀的溝通和談判能力。
• 較強的分析和解決問題的能力。
• 能夠在快節奏和動態的環境中有效工作
• 國際貿易法規、海關程序、進出口合規要求和關稅代碼的監管知識
• 分析、高效、細緻
• 精通 Microsoft Office（Excel 和 Word）
• 了解 SQL 是一個優勢

津貼和福利

• 佣金和獎金
• 津貼（旅費、交通費等）
• 醫療保險
• 專家小組診所
• 員工折扣

義務和責任

行政

· 協助相關代理人處理新業務、保單持有人服務、競賽更新、生產追蹤、索賠方面的所有行政事務。

· 維護並保存主管議程、培訓和任命更新的良好記錄

· 協助準備投影片、參加會議並記錄會議記錄

· 處理所有發出或收到的信件（電子郵件、信件、包裹等）並確定其優先順序

· 監控辦公用品並與供應商談判條款，以確保最具成本效益的訂單

· 根據指定進行研究並準備簡報或報告。

· 參與公司的所有活動並執行必要的任務，為公司的整體成功做出貢獻

人力資源助理

· 協助招募相關活動，例如過濾、安排和進行虛擬面試和麵對面面試

· 準備面試所需的所有相關文件

· 發佈內容並管理公司的社群媒體帳號和招募平台

· 僅在公司要求的情況下參加培訓和發展課程

· 協助新進員工入職培訓

要求：

• 具備擔任執行秘書或類似行政職務的豐富經驗，至少 1 年經驗。
• MS Office 中的 Excel
• 熟悉辦公室管理和基本會計程序以及相關行業的技術詞彙。
• 具有基本研究方法和報告技術的經驗。
• 較強的組織和時間管理能力。
• 優秀的溝通和談判能力。
• 誠信和保密。
• 至少擁有工商管理或相關領域的文憑或學士學位

津貼和福利

• 附近的公共交通
• 中心位置
• 定期團隊活動
• 醫療保險
• 個人發展機會

Job Responsibilities:-

• To fully responsible on matters related to Logistics Department.
• To manage the Logistics operations and coordinate all transportation/delivery related activities.
• Responsible for ensuring shipments are cleared from ports to warehouses on a timely manner, internal transfers of stocks between locations and clearance of aging stocks.
• To monitor the movement of goods and ensure that all are delivered on time.
• To check, verify and confirming shipping documents from China.
• To update and maintain shipping schedule.
• To issue LOA/LOI letter for shipping line.
• To prepare product costing.
• Checking and coding for Logistics Invoices (SST, Inland & Forwarding).
• To followup closely on Insurance Claims & Goods Delivery Status.
• To issue Transfer Note / Move Order.
• Any new assignments which may be assigned from time to time

Job Requirements:-

• Bachelor's or Diploma in Logistics or related field.
• Proven experience as an Logistics Executive or similar role.
• Strong knowledge of Logistics Operation.
• Strong project management skills, with the ability to prioritize and manage multiple projects simultaneously.
• Knowledge of regulatory requirements and industry best practices related to Logistics operations.
• Ability to collaborate effectively with other departments and branches.
• Strong problem-solving and decision-making skills.

Perks & Benefits

• Company trips
• Medical insurance
• Personal development opportunities

職責：

• 遵守公司政策、部門 SOP 和 WI。
• 確保產生的所有結果可靠且準確。
• 確保安全、舒適的工作環境。
• 執行分配給護士部門的診斷程序。
• 在臨床緊急情況（醫療和非醫療）期間回應並協助團隊。
• 直接向醫生報告任何危及生命的異常情況
• 必要時對患者進行健康教育。
• 處理臨床資訊系統的所有程序請求。
• 確保所有設備得到妥善處理和維護。
• 感知和指導初級護士。
• 參加行銷團隊安排的健康檢查活動。
• 每月進行護士部庫存檢查。
• 協助準備定期報告。
• 確保所有相關文件均已妥善記錄並填寫。開發和維護歸檔系統。
• 更新和維護辦公室政策和程序。
• 維護聯絡人清單。
• 預訂旅行安排。
• 提交並核對費用報告。
• 充當內部和外部客戶的聯絡點。
• 與主管和高級行銷人員聯絡，處理經理的請求和詢問。
• 參加管理層安排的內部和外部培訓。

要求：

• 擁有豐富擔任行政助理、虛擬助理或辦公室管理助理的經驗。
• 了解辦公室管理系統和程序。
• 印表機和傳真機等辦公設備的使用知識。
• MS Office 中的 Excel（特別是 MS Excel 和 MS PowerPoint）。
• 良好的時間管理技能和決定工作優先順序的能力。
• 注重細節和解決問題的能力。
• 較強的書面和口頭溝通能力。
• 至少擁有工商管理或相關領域的文憑；作為臨床助理的額外資格。

津貼和福利

• 員工股權
• 佣金和獎金
• 附近的公共交通
• 中心位置
• 醫療保險
• 事假
• 個人發展機會

- 工作範圍 -

• 收集和驗證客戶信息，包括個人詳細資料和身份證明文件。
• 確保遵守客戶身分識別的法律和監管要求。
• 對高風險客戶或涉及複雜交易的客戶進行盡職調查。
• 調查資金來源和業務關係的目的。
• 有關 Lexis Nexis 的知識。
• 數據輸入。
• 微軟Office的基本技能。

- 要求 -

• 耐心
• 能夠加班。 （包括週六和週日）
• 應屆畢業生

津貼和福利

• 附近的公共交通
• 中心位置
• 定期團隊活動
• 醫療保險
• 個人發展機會
• 公積金/社會保險/EIS
• 樹葉

工作職責：-

• 全面負責後勤部相關事宜。
• 管理物流運作並協調所有運輸/交付相關活動。
• 負責確保貨物及時從港口到倉庫清關、地點之間庫存的內部轉移以及陳舊庫存的清關。
• 監控貨物流動並確保所有貨物按時交付。
• 檢查、驗證和確認來自中國的貨運單據。
• 更新和維護運輸時間表。
• 簽發LOA/LOI函給航運公司。
• 準備產品成本會計。
• 物流發票檢查和編碼（SST、內陸和貨運）。
• 密切跟進保險索賠和貨物交付狀態。
• 發出轉移通知/轉移指令。
• 可能不時分配的任何新任務

工作要求：-

• 物流或相關領域的學士或文憑。
• 擁有豐富擔任物流主管或類似職位的經驗。
• 具有豐富的物流操作知識。
• 強大的專案管理技能，能夠同時確定優先順序並管理多個專案。
• 了解與物流運營相關的監管要求和行業最佳實踐。
• 能夠與其他部門和分支機構有效協作。
• 強大的解決問題和決策能力。

津貼和福利

• 公司旅行
• 醫療保險
• 個人發展機會

職責：

• 接聽和轉接電話。
• 組織和安排約會。
• 計劃會議。
• 撰寫和分發電子郵件、通訊備忘錄、信件、傳真和表格。
• 協助準備定期報告。
• 開發和維護歸檔系統。
• 更新和維護辦公室政策和程序。
• 訂購辦公用品並研究新交易和供應商。
• 維護聯絡人清單。
• 提交並核對費用報告。
• 為訪客提供一般支援。
• 充當內部和外部客戶的聯絡點。
• 與行政和高級行政助理聯絡，處理高級經理的請求和詢問。
• 協助每月薪資處理

要求：

• 擁有豐富擔任行政助理、辦公室行政助理和/或接待員的經驗。
• 了解辦公室管理系統和程序。
• 印表機和傳真機等辦公設備的使用知識。
• MS Office 中的 Excel（特別是 MS Excel 和 MS PowerPoint）。
• 良好的時間管理技能和決定工作優先順序的能力。
• 注重細節和解決問題的能力。
• 較強的書面和口頭溝通能力。
• 至少擁有工商管理或相關領域的文憑；行政助理或秘書的額外資格將是一個優勢。
• 能夠謹慎處理敏感和機密資訊。
• 專業的外表和態度。

津貼和福利

• 津貼（旅費、交通費等）
• 附近的公共交通
• 中心位置
• 免費小吃/歡樂時光
• 定期團隊活動
• 公司旅行
• 事假
• 開放文化
• 健身會員資格

Responsibilities:

• Knowledge of Basic Accounting / Book-keeping.
• Perform day to day financial transactions, including verifying, classifying and recording account data.
• Maintain good record of accounting entries.
• Ensure documents are properly organized, maintained and filled in a timely manner.

Requirements:

• Candidate must possess at least relevant acciunting qualification.
• Advantage to experienced candidate.
• Fresh graduates are encourage to apply.
• Computer literacy.
• Able to work independently with minimum supervision.
• Required language(s): English, Bahasa Malaysia, Mandarin.
• Able to start work immediately.

Perks & Benefits

• Commission and bonus
• Allowance (travel stipends, transportation, etc.)
• Nearby public transport
• Central location
• Casual dress code
• Free snacks / Happy hours
• Regular team activities
• Personal leave

運輸責任：

1. 與供應商和貨運代理協調和跟進進出貨物/交貨。

2. 與貨代、船務代理、海關、相關政府機構、保險代理人和其他利害關係人聯絡，確保貨物順利、及時交付。

3. 熟練處理海關表格以及與運輸程序和關稅代碼相關的其他文件。

4. 與貨運代理、海關官員和相關政府機構（例如衛生部）密切合作，就貨運相關問題向經理提供建議並提供解決方案。

5. 比較運費並推薦最佳方案以供核准。

6、核對、確認報關單。

7. 準備並向所有相關方內部分發裝箱單和到貨通知。

8. 計算每批貨物到達時的運費。

9.妥善歸檔裝運清關記錄、採購及庫存記錄。

10. 確保標籤符合進口和食品法規。

採購及庫存職責：

1、維護和更新庫存系統中所有商品的庫存資訊。

2. 與本地及海外供應商聯絡以下訂單。

3. 採購產品並協調訂單補貨。

4.協助倉庫及庫存控制。

額外的責任

• 根據需要履行其他職責。

職位需要：

• 供應鏈管理、物流、採購或相關領域的學士學位。
• 擔任類似職位至少 4 年。
• 優秀的溝通和談判能力。
• 較強的分析和解決問題的能力。
• 能夠在快節奏和動態的環境中有效工作
• 國際貿易法規、海關程序、進出口合規要求和關稅代碼的監管知識
• 分析、高效、細緻
• 精通 Microsoft Office（Excel 和 Word）
• 了解 SQL 是一個優勢

津貼和福利

• 佣金和獎金
• 津貼（旅費、交通費等）
• 醫療保險
• 專家小組診所
• 員工折扣

Key Responsibilities:

• Providing general administrative support
• Maintain proper filing, data entry and documentation in a timely manner
• To perform tasks or assignments according to SOP or as directed by the management
• Prepare reports and documentation
• Performing ad-hoc duties

Requirements

• Candidate must possess at least a Primary/Secondary School/SPM O™ Level, Higher Secondary/STPM"A" Level/Pre-U, Professional Certificate, any field.
• Fresh graduates/ entry applicants are encourage to apply.
• Required skills): MS Office and high competency in MS Excel is a must.
• Required language(s): MANDARIN, English.
• At least 1 year(s) of working experience in the related field is required for this position.
• Preferably Junior Executives specializing in Clerical/Administrative Support or equivalent.
• Able to communicate with all levels of people
• Able to start work immediately
• Full-Time position(s) available.

Perks & Benefits

• Employee equity
• Commission and bonus
• Medical insurance
• Personal leave
• Open culture
• Personal development opportunities