Le Département Support et Services aux Parents est un département dédié à l’ensemble des services non pédagogiques proposés aux familles.
MISSION
Le/la spécialiste support et services aux parents de l’IFS a pour mission principale de centraliser et de traiter les questions et demandes des parents de l’IFS concernant l’ensemble des services non pédagogiques. Il/elle est chargé(e) de garantir un niveau élevé de service aux parents et aux familles en centralisant, coordonnant et répondant aux demandes d’information, aux requêtes et aux réclamations liées aux services de l’établissement.
Il/elle contribue également au bon fonctionnement du transport et de la restauration scolaire, et collabore étroitement avec les départements internes ainsi qu’avec les prestataires de services externes afin d’améliorer la satisfaction globale des parents.
RESPONSABILITES
Est l’interlocuteur(trice) principal(e) des parents pour toutes les questions relatives aux services non pédagogiques.
Centralise et gère les feedbacks, questions et réclamations des parents de l’IFS.
Assure le suivi administratif de toutes les demandes reçues (FAQ, statistiques, etc…).
Coordonne les réponses en collaboration avec les services concernés et veille à la résolution rapide des problèmes.
Assure le suivi de tous les incidents de discipline dans les bus et garantit une présence quotidienne dans la bus bay (matin et soir).
Participe aux réunions hebdomadaires transport et anime la partie sur la discipline.
Coordonne les commandes de bus et supervise le bon déroulement des différentes étapes des sorties scolaires des élèves.
Assure la coordination avec le prestataire de restauration scolaire afin de veiller au bon fonctionnement quotidien du service et à la gestion efficace des incidents.
Assure le suivi des questions et incidents cantine et veille à leur traitement approprié.
Coordonne la gestion des oublis de lunchbox en coordination avec le département Finance.
Apporte un soutien aux activités et projets du département selon les besoins.
Réalise toute autre mission nécessaire pour répondre à l’évolution des besoins opérationnels du département.
COMPETENCES ET FORMATION
Bac + 2 minimum
Expérience dans les services clients, les relations avec les parents, l’administration ou un poste similaire
Bonnes compétences relationnelles, de communication et de service client
Forte capacité de diplomatie, de résolution de problèmes et de gestion des conflits
Aptitude au travail en équipe
Capacité d’être sur le terrain autant que nécessaire pour vérifier le bon déroulement des opérations.
Bonne organisation et sens des priorités
Maîtrise des outils Microsoft Office et des systèmes ERP (tels que Workday)
Bilingue français anglais (écrit et oral)
RELATIONS DE TRAVAIL
Parents et familles
Départements administratifs (Finance, Service des admissions)
Partenaires de l’école (cantine, service de bus)
CONDITIONS DE TRAVAIL
RESPONSABLE HIÉRARCHIQUE
Manager “Support et Services aux Parents de l’IFS”
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The Parent Support and Services Department is a department dedicated to all non-pedagogical services offered to families.
MISSION
The main mission of the IFS Parent Support and Services Specialist is to centralize and respond to the questions and requests of IFS parents for all non-pedagogical services. He/she is responsible for ensuring a high level of service to parents/families by centralizing, coordinating, and resolving inquiries, requests, and concerns related to school services. He/she also supports the efficient operation of transportation and canteen services and collaborates closely with internal departments and external service providers to enhance the overall parent experience.
RESPONSIBILITIES
Act as the main point of contact for parents regarding non-academic services.
Centralize and manage feedback, questions and complaints from IFS parents.
Ensure the administrative follow-up of all requests received (FAQ, statistics, etc.).
Receive and process responses in consultation with the relevant departments.
Monitor and follow-up on all bus discipline incidents and maintain a daily presence at the bus bay during morning and afternoon operations.
Take part in weekly transport meetings and lead discussions related to student discipline.
Coordinate bus bookings and oversee the effective execution of the different stages of student field trips.
Liaise with the canteen service provider to ensure smooth daily operations and effective issue resolution.
Monitor canteen-related issues and incidents and ensure appropriate follow-up and resolution.
Coordinate the management of forgotten lunchboxes in collaboration with the Finance Department.
Provide support for all department activities as needed.
Perform additional duties as required to support the evolving needs of the department.
SKILLS AND TRAINING :
- Minimum of 2 years of higher education
- Experience in customer services, parent relations, administration or a similar role.
- Good interpersonal, communications and customer service skills.
- Strong diplomacy, problem-solving, and conflict-resolution abilities.
- Ability to work in a team
- Ability to be on the ground as much as needed to ensure smooth operations.
- Good organization and sense of priorities
- Proficiency in Microsoft Office applications and ERP systems (such as Workday).
- Fluency in French and English, both written and spoken.
WORKING RELATIONSHIPS :
- Parents and families
- Administrative Departments (such as Finance, Admissions)
- School partners (canteen, bus service)
WORKING CONDITIONS :
- Full time
- 8 weeks of vacation to be taken during school vacations
- Salary according to the IFS administrative staff grid
- Health insurance
REPORTING LINE
Parent Support and Services Manager
