Admin Executive

Responsibilities:

• Answer and direct phone calls.
• Organize and schedule appointments.
• Plan meetings and take detailed minutes.
• Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes and forms.
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports.
• Develop and maintain a filing system.
• Update and maintain office policies and procedures.
• Order office supplies and research new deals and suppliers.
• Maintain contact lists.
• Book travel arrangements.
• Submit and reconcile expense reports.
• Provide general support to visitors.
• Act as the point of contact for internal and external clients.
• Liaise with executive and senior administrative assistants to handle requests and queries from senior managers.

Requirements:

• Proven experience as an administrative assistant, virtual assistant or office admin assistant.
• Knowledge of office management systems and procedures.
• Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines.
• Excel in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular).
• Good time management skills and the ability to prioritize work.
• Attention to detail and problem solving skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Possess at least Diploma in Business Administration or relevant field; additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus.

职责：

• 接听和拨电话。
• 组织和安排日程表。
• 计划会议并详细记录会议记录。
• 撰写和分发电子邮件、通信备忘录、信件、传真和表格。
• 协助和准备定期报告。
• 负责公司重要文件的编制，相关会议记录、纪要的草拟工作。
• 管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料
• 协助制定、监督、执行公司行政规章制度；
• 订购办公用品并研究新的交易和新的供应商。
• 维护联系人列表。
• 预订旅行安排。
• 提交并核对费用报告。
• 为来访者提供一般咨询。
• 充当内部和外部客户的联系点。
• 联络行政和高级行政助理，并处理高级管理人员的请求和询问。

职业需求：

• 具备行政助理、虚拟助理或办公室行政助理的工作经验。
• 熟悉办公室管理系统和程序。
• 熟悉办公设备，如打印机和传真机。
• MS Office中的Excel(特别是MS Excel和MS PowerPoint)。
• 良好的时间管理能力和优先处理工作的能力。
• 注重细节和解决问题的能力。
• 较强的书面和口头沟通能力。
• 至少拥有工商管理或相关领域的文凭；具有行政助理或秘书的附加资格者优先。

Perks & Benefits

• Employee equity
• Commission and bonus
• Allowance (travel stipends, transportation, etc.)
• Central location
• Free snacks / Happy hours
• Company trips
• Medical insurance
• Personal leave
• Sabbatical leave
• Open culture
• Personal development opportunities

津贴和福利。

• 员工权益。
• 佣金和奖金。
• 津贴(旅费津贴、交通费等)。
• 位于市中心。
• 休闲装规定。
• 免费小吃/消遣时间。
• 定期户外活动。
• 公司旅行。
• 医疗保险。
• 人假。
• 公休假日。
• 开放文化。
• 个人发展机会。
• 健身会员证